Effectief en efficiënt omgaan met tijd

06-10-2022

Werknemers die voortdurend met hun werk bezig zijn, houden het op de lange termijn niet vol. Het is dan ook in het belang van de werkgever als werknemers werk en privé goed op elkaar kunnen afstemmen. De overheid heeft allerlei verlofregelingen in het leven geroepen om dit mogelijk te maken. Naast verlof kan ook timemanagement bijdragen aan een gezonde verdeling tussen werken en vrije tijd.

Goed plannen

Timemanagement staat of valt met goed plannen. Het begint met het maken van een planning per werkweek in plaats van per werkdag. Daarbij moet een tijdsmarge worden ingebouwd van zo’n 25% voor onverwachte zaken. Het is verstandig om de belangrijkste zaken op rustige momenten te plannen. Het is verder bewezen dat mensen zich in de ochtend beter kunnen concentreren. Daarom doen de meeste werknemers het denkwerk aan het begin van de werkdag en plannen de routineklussen na een maaltijd, met het oog op de eventuele dip na het eten. Bij timemanagement is het heel belangrijk om een tijdje ongestoord te kunnen werken. Het kan de werknemer zomaar wat werktijd schelen als hij moeilijke of zware taken verricht met gesloten deur, of in elk geval op een rustige werkplek, zonder dat zijn mailbox open staat.

Ook een kwestie van organiseren

Het goed organiseren van taken valt ook onder timemanagement. Werknemers kunnen bijvoorbeeld een takenlijstje gebruiken, waarop ze afgeronde taken afstrepen. Een andere optie is om grote werkzaamheden op te splitsen in kleine brokjes. En als dat mogelijk is, kunnen werknemers ook overwegen om werk te delegeren en gelijksoortige werkzaamheden achter elkaar af te handelen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld eerst alle e-mails behandelen, en daarna pas alle telefoontjes plegen.

Houd overzicht

Om de tijd efficiënter in te delen, is het verder noodzakelijk om overzicht te bewaren, bijvoorbeeld door selectief te zijn in wat men leest en hierin slimme keuzes te maken. Het kan ook helpen om gebruik te maken van snelleestechnieken. Zo kan de werknemer zich beperken tot woordgroepen, kopjes, intro’s en de samenvatting. Dat scheelt niet alleen tijd, de werknemer slaat daardoor ook een hoop onnodige informatie niet op in zijn hoofd. Een andere tip is om te zorgen voor een gestructureerd eigen archief met mappen. Dat vereenvoudigt zoeken!