Beter leren delegeren

26-11-2020

Momenteel kosten bepaalde zaken meer tijd dan wanneer iedereen op kantoor zou zijn. Voor leidinggevenden kan dit leiden tot overuren, achter de feiten aanlopen en verhoogde werkdruk. Dit terwijl sommige werknemers juist tijd overhouden, omdat ze niet worden afgeleid door een drukke kantoortuin of collega’s die steeds binnenlopen. Misschien is delegeren dé oplossing.

Inzicht in takenpakket

Door bepaalde taken te delegeren heeft de leidinggevende minder op zijn bord. Bijkomend voordeel: de extra verantwoordelijkheden geven de werknemer een boost. Maar niet iedere taak is geschikt om te delegeren. Het bepalen van de planning, de doelstellingen, maar ook het motiveren en coachen van werknemers zijn de verantwoordelijkheid van de leidinggevende. Dit is anders voor routinematige en operationele taken. Door deze taken te delegeren, geeft de leidinggevende de werknemer de kans zich te ontwikkelen. Hij moet wel uitkijken dat de werknemer niet de indruk krijgt dat hij met rotklussen wordt opgezadeld. Dan zal delegeren eerder weerstand dan positiviteit oproepen.

Efficiënt delegeren

Vindt u het lastig om werk uit handen te geven en wilt u op een doeltreffende manier leren hoe het ook anders kan? De volgende punten kunnen u op weg helpen:

• Maak altijd de afweging of de inspanning van het overdragen van een klus opweegt tegen de tijdswinst die u ermee boekt.
• Geef aan waarom juist die werknemer is gekozen voor de taak. Bijvoorbeeld omdat hij al bepaalde kennis en ervaring in huis heeft om de werkzaamheden goed uit te voeren.
• Kies een werknemer die ook bevoegd is om die taak over te nemen.
• Leg de werknemer zorgvuldig uit wat u van hem verwacht en wat het doel en de planning zijn.
• Maak afspraken om te overleggen over de voortgang. Is het een afgebakende taak? Spreek dan af op welk moment het werk klaar moet zijn.
• Check of de werknemer tijd heeft om de klus te klaren of daar tijd vrij voor kan maken.

Het belang van een goede balans

Bij delegeren is het zaak om een balans te vinden tussen vertrouwen geven enerzijds, en controleren anderzijds. Zo creëert de leidinggevende de beste omstandigheden waarin een werknemer zich kan ontwikkelen. De leidinggevende houdt natuurlijk de vinger aan de pols, maar hij moet absoluut niet gaan micromanagen. Door tot in detail op de hoogte te willen worden gehouden of door ongevraagd met adviezen te komen, perkt de leidinggevende onbewust de vrijheid van de betreffende werknemer in. De kans is dan groot dat de werknemer zich niet serieus genomen voelt en gedemotiveerd raakt.