Studiekosten terugbetalen aan werkgever

25-08-2022

Een gebruikelijke afspraak is dat een werknemer (een deel van) de kosten voor scholing moet terugbetalen als hij binnen een bepaalde periode na afronding van de studie uit dienst gaat. Er zijn verschillenderegels waar zo’n studiekostenbeding aan moet voldoen om rechtsgeldig te zijn. Daar zijn per 1 augustus 2022 nog een aantal bijgekomen.

Rechtsgeldig studiekostenbeding

Een organisatie kan op grond van een studiekostenbeding een werknemer verplichten om (een deel van) de kosten voor scholing terug te betalen als het dienstverband binnen een bepaalde periode eindigt. De regels voor het beding komen voort uit de rechtspraak. Het hoogste rechtsorgaan in Nederland (de Hoge Raad) heeft beslist dat het studiekostenbeding aan de volgende criteria moet voldoen:

Werkgever en werknemer zijn het studiekostenbeding schriftelijk overeengekomen.
Het beding bepaalt hoe hoog de studiekosten zijn en onder welke voorwaarden de werknemer deze kosten moet terugbetalen.
De periode waarin de werkgever baat heeft bij de kennis en vaardigheden die de werknemer heeft opgedaan, is vastgesteld.
Het beding bevat een kostenberekening. De terugbetalingsverplichting moet in de hiervoor afgesproken periode naar evenredigheid verminderen met het voortduren van de arbeidsovereenkomst. Bijvoorbeeld 100% terugbetaling bij uitdiensttreding binnen een half jaar na afronding van de studie, 50% bij uitdiensttreding binnen een jaar, en 25% bij uitdiensttreding binnen twee jaar na afronding van de studie.
De werkgever moet de terugbetalingsregeling duidelijk toelichten aan de werknemer en hij moet nagaan of de werknemer hiermee akkoord gaat.

Nieuwe regels voor verplichte opleidingen

De Wet voor de implementatie van de Europese Richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden zorgt sinds 1 augustus 2022 voor nieuwe regels. Zo is een door de werkgever verplichte opleiding ̶ op basis van regels van de Europese Unie, de Nederlandse wetgeving of een cao ̶ voor de werknemer kosteloos. Ook wordt de opleiding nu als arbeidstijd beschouwd. Alle kosten in verband met het volgen van een verplichte scholing (zoals inschrijvingskosten, reiskosten en examengelden) zijn dus voor rekening van de werkgever. Alle studiekostenbedingen voor verplichte opleidingen zijn vanaf 1 augustus dus nietig. Voor niet-verplichte opleidingen mogen organisaties nog wel een studiekostenbeding overeenkomen, zolang deze voldoet aan de voorwaarden van de Hoge Raad.