Lessen trekken uit een exitgesprek
27-01-2022
Een goed gesprek voeren vraagt om een goede voorbereiding. Zeker als men slecht nieuws moet bespreken, zoals het vertrek van een werknemer. Het loont het om in gesprek te gaan met de vertrekkende werknemer. Zo’n exitgesprek levert waardevolle informatie op waarmee een organisatie het ongewenst personeelsverloop terug kan dringen.
Vertrekredenen achterhalen
Het doel van het exitgesprek is het verkrijgen van informatie over de vertrekredenen van de werknemer. Het is dus niet de bedoeling om de werknemer op andere gedachten te brengen en hem te verleiden om te blijven. Een ontspannen en open sfeer helpt bij het achterhalen van de vertrekreden. Het kan van alles zijn: weinig balans tussen werk en privé, een onprettige werksfeer, onvoldoende doorgroeimogelijkheden of weinig uitdagend werk. Een exitgesprek is vrijwillig. De werknemer kan zo’n gesprek dus weigeren.
Goed voorbereid in gesprek
Hoe ziet zo’n exitgesprek eruit? Om te beginnen kondigt de leidinggevende ruim van tevoren het exitgesprek aan, zodat de werknemer zich hierop kan voorbereiden. In de uitnodiging staat hoelang het gesprek duurt, met wie de vertrouwelijke informatie anoniem wordt gedeeld en wat het doel van het gesprek is. Het gesprek bestaat uit zes stappen:
- Herhaal het bovenstaande nadat de werknemer welkom is geheten. Dit alles met als doel de werknemer op zijn gemak te stellen.
- Stel open vragen zoals ‘Hoe heb je de tijd bij onze organisatie ervaren?’, ‘Welke zaken spraken je aan, welke zaken kunnen verbeterd worden?’ en natuurlijk ‘Wat zijn de redenen voor jouw vertrek?’. Door door te vragen en de antwoorden van de vertrekkende werknemer samen te vatten, krijgt men de werknemer op de praatstoel.
- Sluit het exitgesprek altijd af met de vraag: ‘Waar denk je positief aan terug?’. Bedank de werknemer voor het gesprek en wens hem nog plezierige laatste werkdagen toe. Vraag hem of hij ervoor open staat om over een aantal maanden nog eens contact op te nemen.
- Herhaal het gesprek een paar maanden later. De werknemer heeft de tijd gehad om te reflecteren op zijn vorige werk. De werknemer zal de interesse in zijn vervolgcarrière mogelijk ook waarderen. Zo houdt men een goede relatie en een goede ambassadeur voor de organisatie over aan het vertrek van een waardevolle werknemer.
- Kom afspraken na die met de werknemer zijn gemaakt. Plan bijvoorbeeld alvast een tweede gesprek in, als dat nodig is.
- Leg de bevindingen vast en geef deze door aan de juiste afdeling.
De organisatie kan de informatie uit het exitgesprek gebruiken om verbeteringen aan te brengen. Denk bijvoorbeeld aan betere werkomstandigheden, het opstarten van een teamtraject of opleidingsprogramma’s.
