Een goed plan voor een geslaagd project

21-09-2023

Een project dat niet volgens een goed doordacht plan wordt uitgevoerd, loopt het risico te falen. Zonder duidelijke doelen en zonder een helder beeld van hoe het project moet worden uitgevoerd, heeft het projectteam immers geen houvast. Ook de besluitvorming is dan een chaos. Het is dus verstandig om een project op te delen in fasen.

Gefaseerd werken

Projectmatig werken houdt in dat het project duidelijk is afgebakend, er gewerkt wordt in fasen en er een onderscheid is tussen hoofd- en bijzaken. Er moet een heldere werkstructuur zijn, waarbij taken en verantwoordelijkheden zijn toegewezen en tussenliggende doelen duidelijk zijn vastgesteld. Een goed georganiseerd project begint dan ook met het verdelen van het project in een aantal fasen, elk met eigen tussendoelen. Fasen zijn simpelweg meerdere taken verdeeld over de beschikbare tijd, die uiteindelijk leiden tot het projectresultaat. Een project doorloopt doorgaans vier fasen:

• In de initiatiefase ontstaat het ‘idee’ van een project. In dit stadium ontstaan de projectdoelen en maken de initiatiefnemers vaak een kosten-batenanalyse.
• In de definitiefase zorgt de projectleider en een voorlopig team voor de eerste ‘ruwe schets’ van het project. In dit stadium komen vaak al verschillende visies aan het licht. Aan het einde van deze fase tekenen de opdrachtgever en de projectleider het zogenoemde projectcontract. Hierin staan alle afspraken over de uitvoering van het project.
• In de uitvoeringsfase begint de daadwerkelijke uitvoering van het project. Het team gaat aan de slag met de beschreven projectdoelen. De uitvoeringsfase wordt soms ook weer opgedeeld in drie fasen. In de eerste fase oriënteert het projectteam zich op ontwerpen, bijvoorbeeld blueprints of prototypen. In de tweede fase bereidt het team de uitvoering voor. Teamleden maken een draaiboek, bestellen hulpmiddelen en sluiten contracten met leveranciers. De derde fase is de daadwerkelijke uitvoeringsfase. De afgesproken projectresultaten worden geproduceerd en opgeleverd. De opdrachtgever controleert of het project aan de vooraf gespecificeerde kwaliteitseisen voldoet.
• In de afsluitingsfase wordt het eindresultaat gebruikt, beheerd en onderhouden door de afnemers en de teamleden. De teamleden ondersteunen de gebruikers vaak nog een periode na de formele oplevering van het projectresultaat, bijvoorbeeld bij het oplossen van storingen en klachten bij technische projecten, of het inbedden van een product in de organisatie. Deze fase heet daarom ook wel de nazorgfase.