Werken met duidelijke deadlines
07-09-2023
Als werknemers uit al hun taken kiezen welke daarvan als eerste aan de beurt is, wordt de keuze eenvoudiger als er deadlines aan de taken verbonden zijn. Dit zorgt voor extra structuur in de werkzaamheden, want op die manier kunnen werknemers de beschikbare tijd evenwichtig verdelen en inplannen. Dit voorkomt tegelijkertijd uitstelgedrag en stress. Deadlines zijn dus niet alleen erg belangrijk, maar ook simpelweg nuttig.
Op tijd aanleveren
Hoewel deadlines soms als stressvol kunnen worden ervaren, zorgen ze ook voor een soepele voortgang van de werkzaamheden én structuur. Het balanceren van de deadlinedruk met realistische verwachtingen en effectieve communicatie is van groot belang voor het succes van projecten en de tevredenheid van het team. Vooral de volgende punten bepalen of een werknemer zijn deadlines kan halen:
- Zorgen voor een overzichtelijk beheer van taken en deadlines.
- Bij het verdelen van taken zorgen dat een taak bij de juiste betrokkene terechtkomt.
- Verdelen van grote projecten in kleinere projectonderdelen, elk met hun eigen deadlines.
- Werken met realistische deadlines: de hoeveelheid werk en de tijd die daarvoor staat, zijn in verhouding.
- Overleggen met voorgangers en opvolgers in het geplande proces over de voorwaarden, eisen en gevolgen van (het niet halen van) deadlines.
- Alert zijn op mogelijke vertragingen of problemen die kunnen ontstaan.
- Inbouwen van evaluatie- en controlemomenten om de voortgang van projecten, en het behalen van de deadlines daarin, te bewaken.
- Communiceren met alle betrokkenen over al dan (nog) niet behaalde deadlines.
Datum pikken
De vermelding van een datum of tijdstip met ‘tot’ kan bij het aangeven van een deadline leiden tot een verschil in interpretatie: ‘Inleveren is mogelijk tot 31 december’, is die datum dan inclusief (‘tot en met de 31e’), of niet? Vermeld dan liever het volgende: ‘De deadline om in te leveren is (op) 31 december om 17.00 uur’.
