Het maken van een personeelshandboek
22-06-2023
Het kan handig zijn om alle arbeidsvoorwaarden, onkostenvergoedingen, instructies en gedragscodes op één overzichtelijke plek te hebben. Dat kan bijvoorbeeld in een personeelsboek. Zo’n handboek is echter meer dan een opsomming van personeelsregelingen. Met een (digitaal) personeelshandboek geeft de organisatie duidelijkheid aan de werknemers en voorkomt zij discussie en misverstanden.
Inhoud handboek
De belangrijkste afspraken die een organisatie met een werknemer maakt over de arbeidsvoorwaarden staan in de arbeidsovereenkomst. Naast deze afspraken gelden er in een organisatie ook allerlei algemene regels. Deze kan de organisatie bundelen in een personeelshandboek, ook wel personeelsreglement, bedrijfsreglement of personeelsgids genoemd. De inhoud van het personeelshandboek kan nogal variëren. Denk bijvoorbeeld aan:
- regels voor vakantie en verlof;
- het arbeids- en rusttijdenreglement;
- het reglement voor ziekteverzuim en re-integratie;
- bepalingen over scholing;
- bepaalde afspraken over beloning en vergoedingen;
- informatie over pensioen;
- het protocol voor e-mail en internet;
- de huis- en gedragsregels;
- voorschriften voor veilig en gezond (thuis)werken.
Het handboek moet in ieder geval in een algemene computermap te vinden zijn, maar bij voorkeur ook via intranet, zodat werknemers het kunnen raadplegen wanneer en waar zij maar willen.
Juiste toon zetten
Naast de inhoud moet de organisatie ook goed nadenken over de manier waarop zij het aan de man wil brengen. Een gigantisch handboek dat onoverzichtelijk is en heel formeel geformuleerd, is niet bepaald uitnodigend. Denk bijvoorbeeld aan te lange zinnen en alinea’s. Het handboek moet een logische indeling hebben, die wordt weergegeven in een duidelijke en niet al te uitgebreide inhoudsopgave. De organisatie kan eventueel een korte handleiding met uitleg over het handboek en een trefwoordenregister toevoegen. Om te voorkomen dat het handboek veroudert, kan het helpen om op vaste momenten te evalueren of er een update nodig is.
Taal en vormgeving
De taal en vormgeving zijn ook bepalend voor de mate waarin het handboek een succesvol instrument is om werknemers te informeren. Met de juiste teksten en een aantrekkelijke opmaak voorkomt een organisatie dat er discussies ontstaan over de inhoud. Een juiste tekst houdt onder meer in dat deze past bij de bedrijfscultuur, al is een te formele of informele tekst niet aan te raden. Het heeft ook de voorkeur om eerder te spreken over verwachtingen en mogelijkheden dan over verplichtingen en beperkingen. In organisaties waar een andere taal dan het Nederlands de voertaal is, is het op basis van goed werkgeverschap sterk aan te raden om het personeelshandboek (ook) in die taal beschikbaar te stellen.
