Stuurgroep samenstellen voor SPP-proces

15-06-2023

Een organisatie kan met strategische personeelsplanning (SPP) in kaart brengen hoe het gewenste personeelsbestand er bijvoorbeeld over een aantal jaar uitziet. Dit personeelsbestand zet de organisatie vervolgens af tegen het huidige personeelsbestand, waardoor zichtbaar wordt wat ontbreekt. Vóórdat de organisatie met het SPP-proces begint, is het verstandig om een stuurgroep samen te stellen.

Onderdelen en rollen

Een stuurgroep is een coördinerende groep die bij een project de verschillende werkgroepen en hun taken op elkaar afstemt. Een stuurgroep coördineert, begeleidt, stuurt en geeft leiding aan nieuwe activiteiten of een nieuwe situatie. Het is raadzaam om stuurgroepsleden uit verschillende onderdelen van de organisatie en vanuit verschillende rollen te kiezen. Zo kunnen zij vanuit hun eigen achtergrond aangeven wat verstandige keuzes zijn in het proces. Daarnaast kunnen de stuurgroepsleden meten hoe het staat met het draagvlak in de organisatie ten aanzien van SPP. Naast een HR-professional, een leidinggevende en de directie is het ook slim om een controller of iemand van de personeelsadministratie erbij te betrekken. Diegene kan namelijk helpen met het verzamelen van data en uitvoeren van analyses.

Projectgroep

De stuurgroep is niet direct betrokken bij de probleemoplossing, dat doet de projectgroep. Onderstaande punten kunnen helpen bij het kiezen van degenen die het SPP-proces gaan doorlopen:

• Doel SPP: wat wil de organisatie bereiken met SPP? Wil de organisatie dat leidinggevenden strategischer naar de toekomst leren kijken, dan is het raadzaam om leidinggevenden bij het SPP-proces te betrekken.
• Wel of niet gedetailleerd: wil de organisatie gedetailleerd inzicht hebben in hoe het benodigde personeelsbestand er op afdelingsniveau uitziet? Dan kunnen leidinggevenden waardevolle input leveren. Bijkomend voordeel is dat ze dan ook meer draagvlak zullen hebben voor het uiteindelijke actieplan. Wil de organisatie meer op hoofdlijnen inzicht in het benodigde personeelsbestand op organisatieniveau, dan is het voldoende om het proces met alleen de directie te doorlopen.
• Benodigde informatie: is de organisatie in het SPP-proces afhankelijk van de kennis van leidinggevenden? Het is dan uiteraard een goed idee om hen te betrekken bij de eerste stappen van de SPP, maar ook bij de stappen waarin de ontwikkelingen, strategie, producten en diensten worden besproken. Leidinggevenden kunnen het beste inschatten wat de strategie betekent voor hun afdeling.  
• Ondernemingsraad (OR): het is slim om de OR al vanaf het begin op de hoogte te stellen van het SPP-traject. Op deze manier vergroot het bestuur de kans op draagvlak als het plan onderdelen bevat die advies- of instemmingsplichtig zijn.