Digitaal samenwerken optimaliseren

30-06-2022

Tijdens de coronacrisis was digitaal samenwerken onvermijdelijk in het dagelijkse werk. Nu zo goed als alle coronamaatregelen losgelaten zijn, en veel werknemers grofweg de helft van de tijd thuis blijven werken, hebben leidinggevende geen andere optie dan digitaal samenwerken te omarmen. Zijn alle kinderziektes inmiddels opgelost of is er nog werk aan de winkel?

Ondersteuning door leidinggevende

Teamleden kunnen verspreid over een kantoorpand zitten, het land of zelfs de wereld. Voor uitvoerende en routinematige werkzaamheden is meestal geen interactie nodig; de aanwezigheid van anderen kan bij deze taken zelfs een ongewenste afleiding zijn. Bij ingewikkelde taken, brainstormsessies en onderlinge afstemming van nieuwe processen hebben teamleden elkaar sowieso nodig. Hiervoor kan de leidinggeven de volgende afspraken met zijn teamleden maken:

  • Periodiek terugkerende meetings met een vaste opbouw vinden plaats op locatie.  Meetings over bijvoorbeeld de wekelijkse werkverdeling of de maandelijkse mededelingen van de directie kunnen net zo goed online worden gepland. Zo’n digitale meeting past makkelijker in de agenda van alle deelnemers en scheelt werknemers kostbare reistijd.
  • Medewerkers bewerken bestanden gezamenlijk in de cloud. Het is allang niet meer nodig om een bestand rond te mailen om vervolgens alle versies met opmerkingen weer samen te voegen, en waarbij de wijzigingen pas zichtbaar zijn als de gebruiker op ‘Opslaan’ heeft geklikt.
  • Doordat teamleden meer op zichzelf zijn aangewezen, moeten ze proactief zaken initiëren. Het moet voor een werknemer wel helder zijn wat hij moet opleveren, waar zijn verantwoordelijkheden liggen en wanneer hij een vraag of een taak moet overdragen.


Extra tools

Er kleven natuurlijk ook nadelen aan werken in een virtueel team en leidinggeven aan zo’n team. Met name de volgende zaken vragen om extra aandacht van de leidinggevende:

  • Subtiele non-verbale signalen ontbreken in de digitale communicatie. Hierdoor liggen miscommunicatie en zelfs conflicten op de loer.
  • Sociale contacten zijn voor de teamleden wellicht lastiger te leggen of te onderhouden. Dat kan het vertrouwen en daarmee de samenwerking bemoeilijken.
  • Er moet digitale ondersteuning zijn. Het team werkt niet per se effectiever wanneer de techniek op orde is, maar de teamleden zijn wel aanmerkelijk minder effectief als de digitale ondersteuning hapert.
  • Voor de leidinggevende is het lastiger om de teamleden op afstand te coachen en te ondersteunen. Leidinggeven aan een virtueel team moet veel directer. Een (opfris)cursus kan hierbij helpen.