Werknemer heeft recht op inzage personeelsdossier

10-03-2022

Organisaties verzamelen heel veel gegevens van hun werknemers. Denk aan NAW-gegevens, kopieën van identiteitsbewijzen, loonstroken, beoordelingsverslagen, verzuimregistratie, enzovoort. De werknemer kan bij zijn werkgever een verzoek indienen om deze gegevens in te zien. Van die persoonsgegevens moet de werkgever in principe kopieën aan de werknemer verstrekken, tenzij een uitzondering daarop van toepassing is.

Privacywetgeving

Een werknemer heeft op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) recht op inzage in zijn personeelsdossier. Alles wat met de persoon van de werknemer en zijn functioneren te maken heeft, behoort tot het personeelsdossier. Een organisatie moet binnen een maand reageren op een inzageverzoek en mag hiervoor alleen redelijke administratiekosten in rekening brengen. Bij ingewikkelde verzoeken kan de organisatie dit nog eens met twee maanden verlengen en/of de betrokkene vragen om het verzoek te specificeren. Reageert de organisatie niet op tijd of verstrekt ze niet alle gevraagde gegevens, dan kan de werknemer naar de rechter stappen.

Uitzonderingen op inzagerecht

Alle persoonsgegevens vallen onder het inzagerecht. Hierbij gaat het om alle gegevens die direct of indirect, al dan niet in combinatie met andere gegevens, herleidbaar zijn tot de persoon van de werknemer. Deze hoofdregel is behoorlijk hard, maar er gelden enkele uitzonderingen voor:

• Buitensporige en herhaalde verzoeken. Denk bijvoorbeeld aan een verzoek als: ‘Ik wil alle door mij verstuurde en ontvangen e-mails uit 2010 ontvangen’.
• Belangen van derden. Een inzageverzoek mag er niet toe leiden dat de rechten of vrijheden van een derde geschonden worden. Denk hierbij aan kritische aantekeningen van een leidinggevende of een vertrouwelijke klacht van een directe collega.
• Het vissen naar informatie. Een organisatie hoeft niet gehoor te geven aan een inzageverzoek dat als doel heeft bewijs te verzamelen voor een claim tegen zichzelf als (ex-)werkgever. Het inzagerecht is bedoeld om te verifiëren of iemands persoonsgegevens rechtmatig worden verwerkt en accuraat zijn.
• Irrelevante gegevens. Het inzagerecht geeft recht op ontvangst van ‘kopieën van persoonsgegevens’ en niet de complete documenten waarin die persoonsgegevens staan.

Beoordeling van verzoek

Een werkgever zal altijd een goede motivering moeten geven als hij van mening is dat een uitzondering van toepassing is. Het is aan te raden om schriftelijk uit te leggen waarom de gegevens niet aan de werknemer worden verstrekt. Er kunnen bovendien goede redenen zijn om bepaalde informatie niet, of in geanonimiseerde vorm, te verstrekken.