Onderhandelen kunt u leren

10-03-2022

Stel, een organisatie wil bezuinigen op de post ‘inhuur derden’ en laat de HR-afdeling onderhandelen met een opleidingsbureau waarmee de organisatie al jaren samenwerkt. De HR-afdeling wil de relatie met de opleider goed houden, maar wil ook voldoen aan de budgetdoelstellingen van het management. Hoe verloopt zo’n onderhandelingsgesprek?

Goed voorbereiden

Goede onderhandelaars bereiden een onderhandelingsgesprek altijd uitgebreid voor en denken vóór het gesprek na over de volgende zaken:

het hoofd- en einddoel, plus de argumenten daarvoor;
wat de ander wil bereiken en wat de reden daarvan is;
de eigen onderhandelingsruimte;
de hoogte van het openingsbod en de onderbouwing daarvan;
de eigen onderhandelingsstijl en die van de ander;
de alternatieven die voorhanden zijn.

Om te bepalen wat de onderhandelingsruimte is, kan de HR-afdeling een aantal andere opleidingsbureaus bellen om te vragen wat hun tarieven zijn. Op basis van die informatie bepaalt men wat de minimumgrens wordt voor de onderhandelingen.

Het onderhandelingsgesprek

Een onderhandelingsgesprek verloopt volgens een aantal stappen. Bij elke stap zijn er bepaalde aandachtspunten waarmee de HR-afdeling rekening moet houden:

Maak aan het begin van het gesprek afspraken over onder meer het doel van het gesprek, de tijd die beide partijen hieraan willen besteden en de procedure die men gaat volgen. Het doel van deze fase is het achterhalen van wederzijdse doelen en belangen.
Onderzoek de mogelijkheden. In deze fase laat men proefballonnetjes op en worden er concessies voorgesteld. Hierbij is creativiteit in het taalgebruik van groot belang. Denk hierbij aan de volgende vragen: Als ik hiertoe bereid zou zijn, wat is dan het tegenvoorstel? Wat is de drijfveer voor deze doelstelling? Vermijd hierbij woorden als ‘moeten’, ‘eisen’ en ‘grenzen’.
Bespreek de alternatieven en sluit compromissen. Hierbij is het belangrijk dat er ook een goed beeld bestaat over de bijbehorende voor- en nadelen.
Dreigen de onderhandelingen vast te lopen, doe dan water bij de wijn. Start met concessies op minder belangrijke punten en laat de ander als eerste een concessie doen op een belangrijk punt. Geef niet te snel toe en doe vooral kleine concessies. Grote concessies geven de ander de indruk dat er meer te halen valt.
Vat de definitieve onderhandelingsresultaten samen en legt deze vast.
Complimenteer de ander aan het eind van het gesprek met het behaalde resultaat.

Mocht de eerste onderhandelingspoging toch niet lukken, dan kan de HR-afdeling bijvoorbeeld staffelkortingen of een prestatiebeloning voorstellen. Een andere optie is om minder uren in te huren en de tarieven hetzelfde te houden. Vervolgens verzamelt men argumenten voor de tariefsverlaging. Denk hierbij aan de marktwerking. Hierdoor zijn de marges in de organisatie misschien onder druk komen te staan. Men zou dan kunnen aantonen dat de tarieven van het opleidingsbureaus aan de hoge kant zijn.