Vervelend nieuws delen: Op welk tijdstip doet u dat?

16-12-2021

Een e-mail aan het personeel met een vervelende of ingrijpende mededeling zal altijd voor commotie zorgen. Zelfs triviale mededelingen kunnen de rust verstoren. Nieuws dat ook maar een beetje reactie uitlokt, legt namelijk direct het werk stil. Het is dus belangrijk om goed na te denken over het tijdstip waarop belangrijke e-mails aan het voltallige personeel worden verstuurd.

Weerstand bij verandering is heel normaal

Het onverwachte vertrek van een collega, de introductie van een nieuw(e) gedragscode of protocol, een reorganisatie, de plaatsing van een nieuw koffieautomaat, bij al deze veranderingen doorlopen werknemers dezelfde vijf fases:

  • Ontkenning. De boodschap van de verandering zorgt eerst voor een schok. Werknemers voelen zich onzeker over wat er gaat gebeuren. De eerste reactie is ontkenning. Mensen willen niet dat er aan hun veilige basis getornd wordt.
  • Boosheid. De boosheid kan zich op van alles richten, van de boodschapper tot de omstandigheden.
  • Onderhandeling. Vervolgens proberen de werknemers invloed uit te oefenen op datgene waarover ze zich zorgen maken. Ze komen met alternatieven aanzetten en mogelijkheden die ook zouden kunnen werken, zodat ‘die grote verandering’ kan uitblijven.
  • Depressie. Op een gegeven moment is de hoop weg: ‘Wat moet er van ons worden?’ en ‘Hoe gaat dit ooit goedkomen?’. Werknemers voelen zich gepasseerd, futloos en hebben geen energie. Communiceren is lastig in deze fase.
  • Acceptatie. Uiteindelijk komen werknemers in de acceptatiefase. Ze hebben in de gaten dat zij zelf invloed kunnen uitoefenen en zullen langzaam weer met initiatieven komen. Let op: het is mogelijk om terug te gaan in de fases.


Til de commotie over het weekend heen

Bij zowel grote als kleine mededelingen zijn werknemers meteen afgeleid, de productiviteit neemt af en sommigen zullen zelfs stoppen met werken om er met elkaar over te praten. Door het mailtje met de mededeling aan het einde van de werkdag of – nog beter – op vrijdagmiddag te sturen, voorkomt men dat het werk stagneert. Werknemers hebben dan geen kans om bij elkaar te rade te gaan en verhaal te halen bij hun leidinggevende. Na een nachtje of twee slapen is de grootste ergernis of boosheid wel gezakt. Maandagochtend kunnen de leidinggevenden dan alsnog tekst en uitleg geven, voor wie daar nog behoefte aan heeft.