Timemanagement: urgentie versus belang

16-06-2021

Telefoontjes, e-mails, binnenlopende collega’s: het komt al snel neer op de helft van de werktijd. Tel daarbij de eigen afspraken en spoedklussen op, en er blijven maar twee een paar uurtjes per dag over voor het werk dat een werknemer zich voorgenomen had te doen. Om het maximale uit de tijd te halen, is het belangrijk om timemanagement toe te passen.

Meer en beter plannen

Het ligt voor de hand dat een werknemer op een werkdag eerst de zaken afwikkelt die urgent zijn. Toch is dat niet altijd in zijn voordeel. De werknemer schuift daarvoor steeds zijn eigen werk aan de kant, of hij komt niet toe aan taken zonder deadline. Hoe behulpzamer de opstelling, hoe beter collega’s hem weten te vinden en hoe meer hij in de knel komt. Zelfs als het geven van informatie en het gladstrijken van problemen onderdeel zijn van de functie, is het belangrijk om enige grip te houden op de eigen werkzaamheden en agenda. Dit doel is e bereiken in drie stappen:

• Zorg voor een volledig overzicht van de werkzaamheden. Een (digitale) actielijst is daarbij erg behulpzaam en voorkomt onrust en stress.
• Zorg voor een systematische werkaanpak, waarbij de binnenkomende taken gesorteerd worden naar urgentie, belang, duur en gewenste opleverdatum. Dat betekent doelgericht, consequent en weloverwogen te werk gaan. Oftewel: beoordelen, prioriteren en vervolgens uitvoeren, delegeren of inplannen. Door vergelijkbare taken geclusterd uit te voeren, gebruikt de werknemer zijn tijd meer efficiënt.
• Werk volgens het principe ‘aanraken is afmaken’. Hiermee voorkomt de werknemer dat hij één en dezelfde taak steeds opnieuw ter hand moet nemen omdat hij zich intussen heeft laten afleiden.
• Formuleer voor veelvoorkomende situaties op kantoor vuistregels of principes. De werknemer hoeft bijvoorbeeld niet meteen een beslissing te nemen als hij wordt overvallen door een verzoek. Hij vraagt vriendelijk bedenktijd en verwerkt taakverzoeken op volgorde van binnenkomst.
• Wees altijd bereikbaar voor collega’s, maar niet altijd beschikbaar. Door een dergelijk principebesluit te nemen, sluit de werknemer bij voorbaat al wat keuzes uit. Dat maakt het gemakkelijker om de tijd te managen.