Afspraken terugbetaling studiekosten zwart-op-wit

03-06-2021

Met een studiekostenbeding kan een werkgever voorkomen dat een werknemer snel vertrekt na het afronden van een opleiding op kosten van de zaak. Zonder duidelijke afspraken hoeft de werknemer bij ontslag echter geen cent terug te betalen. Dat is natuurlijk zonde voor de werkgever die daardoor duizenden euro’s kwijt is aan een investering waarvan hij weinig heeft kunnen profiteren.

Studiekostenbeding én studieovereenkomst

In een studiekostenbeding leggen werkgever en werknemer vast dat de werknemer bepaalde studiekosten (voor een deel) moet terugbetalen aan de werkgever als hij binnen een bepaalde periode ontslag neemt. Alleen mondelinge afspraken maken over de inhoud van een studieovereenkomst is niet voldoende. Zo oordeelde Hof Arnhem-Leeuwarden dat een werknemer de door zijn werkgever betaalde studiekosten niet terug hoefde te betalen, omdat er alleen gesproken was over de inhoud van een studieovereenkomst. Er was geen duidelijk akkoord bereikt over een terugbetalingsregeling, zoals welke kosten precies onder een eventuele terugbetalingsverplichting zouden vallen. Daarnaast waren de voorwaarden voor een vast contract nog niet helder, waardoor de financiële risico’s van een terugbetalingsregeling voor de werknemer onzeker waren. Het is dus verstandig om vooraf de gevolgen van het studiekostenbeding duidelijk te maken en deze vast te leggen in een studieovereenkomst.

Informeren over terugbetaling bij ontslag 

Het helpt ook om in een brief aan de werknemer uiteen te zetten hoe de terugbetaling in zijn werk gaat als hij uit dienst gaat. In die brief schetst de werkgever de situatie (van het ontslag) van de werknemer. De werkgever kan natuurlijk niet in elke situatie verlangen dat de werknemer de studiekosten terugbetaalt. Zo moet er bijvoorbeeld sprake zijn van ontslag op staande voet, of de werknemer heeft de studie niet binnen de gewenste tijd afgerond en is daar zelf verantwoordelijk voor. Als de uitdiensttreding kort na het afronden van een opleiding is, kan de werkgever een groot deel van het bedrag terugvragen. Hoe langer geleden de opleiding is afgerond, hoe minder recht de werkgever heeft op teruggave.

Berekening verschuldigde studiekosten  

Misschien komt er maar een gedeelte van de studiekosten voor terugbetaling in aanmerking. De berekening van het bedrag of het percentage is afhankelijk van de clausules die in de studieovereenkomst zijn opgenomen. Bij ontslag kan de werkgever in de brief het percentage van het totaalbedrag dat de werknemer verschuldigd is noemen. Hij kan echter ook het exacte bedrag noemen dat de werknemer moet overmaken.