Afsluiten met een rondvraag

10-12-2020

Door vooraf een agenda op te stellen én u goed voor te bereiden, kunt u efficiënt vergaderen. Omdat veel vergaderingen momenteel online plaatsvinden, is het prettig als een vergadering vlot verloopt en u flink wat knopen kunt doorhakken. Toch kan het afsluiten van de vergadering met een rondvraag nog voor uitloop zorgen. Wat is eigenlijk de functie van de rondvraag, en hoe houdt u die kort en krachtig?

Kort en bondig

Een vergadering eindigt met een rondvraag die is bedoeld om alle deelnemers een voor een de kans te geven om korte opmerkingen te maken, mededelingen te doen of vragen te stellen. In de rondvraag is het niet de bedoeling om inhoudelijke vragen te stellen over een eerder besproken onderwerp op de agenda. Het is zeker ook niet de bedoeling om nog een beslissing te nemen in de rondvraag.

Tijdig ingrijpen

Het is de taak van de voorzitter om de touwtjes in handen te nemen en in te grijpen als het fout dreigt te gaan. Als voorzitter kunt u hiervoor verschillende tools inzetten:

• Is het niet duidelijk waar de rondvraag voor is bedoeld? Leg dit dan in de vergadering even kort uit.
• Vraag de deelnemers om zich vooraf aan te melden met een punt voor de rondvraag. Leidt een punt uit de rondvraag tóch tot discussie, zet dit dan op de vergaderagenda voor de volgende keer.
• Geef achteraf feedback aan de werknemer die in de rondvraag een discussie uitlokt.
• Verander de term ‘rondvraag’ eventueel in ‘mededelingen’, zodat duidelijker is dat het om korte opmerkingen gaat.

Notuleren

Ook voor de notulist kan de rondvraag lastig zijn, tenzij diegene als volgt te werk gaat:

• Vermeld bij de rondvraag wie de vraag heeft gesteld.
• Benoem alle vragen of opmerkingen die aan bod zijn gekomen en doe dit bondig.
• Gebruik vanaf twee punten opsommingstekens om een helder overzicht te creëren.