Slim opleidingen en trainingen inkopen
16-04-2020
Bij de inkoop van opleidingen letten organisaties vaak op de kleintjes: een aantrekkelijke kortingsregeling of een oppervlakkig(er) cursusprogramma voor een zachte prijs. Een kostenbesparing gaat echter ten koste van de kwaliteit van de opleiding. Uiteindelijk heeft de werknemer én uw organisatie niets aan een opleiding die niet biedt wat de werknemer nodig heeft. Dat kunt u maar op één manier ondervangen: u moet zich in het inkoopproces verdiepen.
Verdiep u in het inkoopproces
Slim een opleiding inkopen, dat is niet voor iedereen weggelegd. Om te beginnen moet uw organisatie de verleiding weerstaan om voor de voordeligste optie te kiezen. Dit vraagt om een kennis over de verschillende verkooptechnieken. Als uw organisatie weet hoe de opleider denkt en handelt en tegen welke grenzen zij kan aanlopen, kan zij invloed uitoefenen op het inkoopproces en de onderhandelingen. Let bij de onderhandeling op de volgende zaken:
- Het belang van de werknemer: omdat bij grote organisaties de inkoop meestal centraal is geregeld, kunnen bij de onderhandelingen met een opleider de persoonlijke opleidingsbehoefte en opleidingsdoelen snel uit beeld verdwijnen. Bij kleinere organisaties zal de leidinggevende een belangrijke rol spelen bij dit proces. Dat is mooi, want die kent de persoonlijke wensen van de werknemer goed.
- Kortingsregelingen: scherp onderhandelen kan tot interessante kortingen leiden, maar dan moet uw organisatie wel het aanbod van de belangrijkste spelers op de markt goed kennen.
- Preferred suppliers: werkt uw organisatie met een beperkt aantal opleiders? Die kunnen vaak goed inspelen op de organisatiebehoeften. Toch is het verstandig om even verder te kijken dan de neus lang is.
- Annuleringsvoorwaarden: de omstandigheden kunnen uw organisatie dwingen een opleiding op het laatste moment te annuleren. Lees daarom vooraf alle kleine lettertjes. Op deze manier komt u niet voor onverwachte of vervelende onkosten te staan.
- Bijkomende studiekosten: inschrijf- en examengelden vormen maar een deel van de opleidingskosten. Doorgaans krijgt uw organisatie ook nog te maken met zaken als reiskosten en studiemateriaal. Voorkom verrassingen en houd rekening met bijkomende kosten.
- Tevredenheidsgaranties: levert een opleiding niet op wat uw organisatie of de werkgever ervan had verwacht? Dan kan bijvoorbeeld terugbetaling van het cursusgeld de teleurstelling mogelijk een beetje verzachten.
- De opleidingsovereenkomst: onderhandelingen leiden uiteindelijk tot een contract met de opleider. Heldere (resultaat)afspraken en voorwaarden voorkomen conflicten. In de overeenkomst staan allerlei voorwaarden en afspraken waar ook de cursist zich aan moet houden. Hij kan die afspraken maar beter vooraf kennen. Denk bijvoorbeeld aan een minimaal aanwezigheidsvereiste.
