Check de annuleringsregeling in uw opleidingsovereenkomst

19-03-2020

Onvoorziene omstandigheden kunnen een werknemer dwingen toch niet aan een opleiding te beginnen. Een werknemer kan nog zo gemotiveerd zijn om een scholingstraject te starten, er kan altijd iets tussenkomen. Zonder een annuleringsregeling komt dit uw organisatie duur te staan. Lees daarom de annuleringsregeling zorgvuldig door. Neem in elk geval contact op met de onderwijsinstelling die mogelijk uit coulance wegens corona afwijkende afspraken wil maken.

Wat staat er in het opleidingscontract?

Voordat een werknemer aan een studie of cursus begint, doet uw organisatie er goed aan de geldende annuleringsregeling van de opleider door te nemen. Van belang zijn daarin de voorwaarden waaronder een onderwijsinstelling alsnog mag afzeggen. Dat kan te maken hebben met een gebrek aan belangstelling of aan gekwalificeerde docenten. Hier kan uw organisatie weinig aan doen, maar het is goed om er rekening mee te houden.

Cursist zegt af door corona. En nu?

Annuleringsregelingen hanteren vaak de begindatum van een opleiding of cursus als uitgangspunt. Annuleren wordt, naarmate deze datum nadert, voor uw organisatie steeds duurder. Het is bijvoorbeeld gangbaar dat uw organisatie een maand of zes weken van tevoren nog kan afzeggen zonder iets te hoeven betalen of het al betaalde cursusgeld terugkrijgt. Twee of drie weken later kan dat nog maar de helft van het cursusgeld zijn. Bij annulering binnen twee of drie weken voor het begin is vaak geen restitutie meer mogelijk. Afhaken na het begin is ook voor eigen rekening. Toch zal menig onderwijsinstituut onder bepaalde omstandigheden deze annuleringsregelingen minder streng toepassen, door de reden van afzeggen of door de relatie met uw organisatie. Maar reken niet zonder meer op coulance. Check dit eerst met de onderwijsinstelling en leg alle (nieuwe) afspraken schriftelijk vast.

Vervanging is niet altijd mogelijk

Omstandigheden kunnen een werknemer dwingen tot afzeggen voor een opleiding. Dat is spijtig voor hem, en voor uw organisatie. Mogelijk mag een vervanger zijn plaats innemen. Dit betekent dat uw organisatie de afweging moet maken of het nut heeft om deze vervanger te sturen. Zonder restitutiemogelijkheid heeft uw organisatie geen keus: de vervanger zal dan onder werktijd naar deze cursus moeten. Uiteraard moet de vervanger voldoen aan dezelfde toelatingscriteria als die waarop de afzegger is geselecteerd. Het kan ook zijn dat de onderwijsinstelling vervanging alleen toestaat als er geen wachtlijst is. Bij zo’n voorbehoud mag uw organisatie van de onderwijsinstelling verwachten dat zij een deel van de betaalde cursusgelden (exclusief administratiekosten) terugstort.