Maak taken overzichtelijk om planning de baas te zijn
23-08-2018
Een werknemer volgt een ontwikkelings- of coachingstraject meestal naast zijn gebruikelijke werkzaamheden en moet er dus tijd voor vrijmaken. Dat kan tot planningsproblemen leiden. Het is dan belangrijk dat hij onderscheid maakt tussen urgente en belangrijke taken.
Taken prioriteren
Het onderscheid tussen urgente en belangrijke taken is niet meteen heel duidelijk, want als iets urgent is, is het dan niet automatisch ook belangrijk? Er is toch een verschil en het scheiden van de taken geeft de werknemer overzicht. Hij zal daardoor minder snel ervaren dat hij juist nergens tijd meer voor heeft.
Kenmerken van de typen taken
Urgente taken:
- vereisen dringende aandacht;
- zijn nodig om klanten te behouden of binnen te halen;
- houden andere taken op als ze niet (op tijd) gedaan worden;
- leiden tot problemen als ze niet worden opgepakt;
- hebben een korte deadline;
- geven direct resultaat.
- verlangen doorlopende aandacht;
- ondersteunen het project of werk;
- kunnen even opzij gezet worden als een urgente taak voorrang moet krijgen;
- hebben een langere deadline (een maand of langer);
- hebben te maken met kortetermijn- of langetermijndoelen;
- geven niet altijd direct resultaat.
Verschuiven van belangrijk naar urgent
Als een werknemer een belangrijke taak – bijvoorbeeld door tussenkomst van urgente taken – zo lang vooruit schuift totdat zijn deadline nadert, moet hij de taak alsnog naar het bakje of lijstje met urgente taken verplaatsen. Het is daarom zaak dat de werknemer openstaande taken regelmatig beoordeelt op urgentie, zodat hij niet ineens jongleert met alleen maar urgente taken. En die moeten toch echt als eerste af
