Werknemer uit het diepe houden met POP-gesprekken

09-08-2018

Het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) is opgesteld, de werknemer kan aan de slag. Toch is het niet de bedoeling om het hele proces los te laten. Door middel van vooraf geplande voortgangsgesprekken en een evaluatie houdt de leidinggevende vinger aan de pols, motiveert hij de werknemer en helpt hij met praktische zaken. Uit de gesprekken kan ook blijken dat er een andere weg ingeslagen moet worden.

Frequentie van gesprekken

POP-gesprekken kunnen het beste vooraf worden ingepland. De leidinggevende neemt de data of termijnen op in het POP zelf. Hoe vaak gaan een leidinggevende en een werknemer nu om de tafel? Dat is afhankelijk van een aantal factoren. Denk aan de zelfstandigheid van de werknemer en de inhoud en het tijdspad van het POP. Een complex POP met diverse acties en deeldoelen dat drie jaar bestrijkt, vraagt om meer tussentijdse gesprekken. Doorgaans wordt er elk kwartaal een POP-gesprek ingepland, al dan niet gekoppeld aan bepaalde stappen of fasen in een plan. Uiteraard zijn tussentijdse gesprekken ook mogelijk, want als het traject niet goed verloopt, is het niet bevorderlijk om te wachten tot het volgende gesprek.

Onderwerpen van een evaluatiegesprek

Tussendoor kan er geëvalueerd worden, maar meestal gebeurt dit na afloop. Bij een evaluatiegesprek staat niet de werknemer centraal, maar het POP-traject. De volgende punten komen dan aan bod:

  • Zijn de doelen gehaald?
  • Is het gelukt binnen de grenzen van tijd en geld die zijn gesteld?
  • Zijn de doelen niet gehaald, waar is het dan fout gegaan?

Deze laatste vraag is belangrijk. Als er vanaf het begin verkeerde inschattingen zij gemaakt, waren de uitgangspunten van het POP niet realistisch. Het is ook mogelijk dat het POP op zich haalbaar was, maar dat er in de loop van het traject zaken zijn misgegaan of anders verliepen dan verwacht.

Leren van onsuccesvolle trajecten

Een belangrijk doel van het POP is te leren van wat er misgaat. Het is niet de bedoeling om bij een evaluatie een schuldige aan te wijzen. Het is veel nuttiger om te kijken waar de knelpunten zaten en hoe die een volgende keer voorkomen of opgelost kunnen worden. Bij de evaluatie hoort ook de begeleiding van het hele traject door de leidinggevende. Dat kan voor hem ook een leermoment zijn.