Moeizame gesprekken weer op de rit krijgen

23-02-2018

Werknemers in een ontwikkelingstraject zullen regelmatig met hun leidinggevende om de tafel zitten om het verloop te bespreken. Verder zijn er de jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken. En wat te denken van sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprekken? Het voeren van gesprekken is een terugkerend item in de carrière van zowel de werknemer als de leidinggevende. De meeste gesprekken zullen goed verlopen, maar soms komen partijen tegenover elkaar te staan en dreigt het gesprek te ontsporen. Er zijn een paar manieren om te voorkomen dat een gesprek zijn doel voorbij schiet.

Adequaat reageren

Vanwege tegenstrijdige belangen tussen partijen kan een gesprek stroef verlopen. Het is dan zaak adequaat te reageren zodat het gesprek niet de verkeerde kant dreigt uit te gaan. Of het nu om een adviesgesprek, beoordelingsgesprek of ander soort gesprek gaat, de volgende manieren brengen het gesprek weer op de rit:

  • Stel een vraag. Als u niet zeker weet wat de ander bedoelt, vraag dan om een toelichting. Zo voorkomt u dat u een negatieve invulling geeft aan het gesprek en op basis daarvan reageert, terwijl dat niet de intentie is van uw gesprekspartner.
  • Herformuleer wat de ander zegt. Door te herhalen wat uw gesprekpartner zegt en daarbij negatieve woorden te vervangen door positieve plaatst u de situatie in een ander licht. Beschuldigt de ander u bijvoorbeeld van koppigheid of overheersend gedrag, geef dan aan dat u gepassioneerd of doelgericht bent. Spreek ook niet van een ruzie, maar van een discussie of debat.
  • Aandacht verdelen. Kaart de ander een groot probleem aan en legt hij daarbij de nadruk op persoonlijke kwesties, leid dan de aandacht af door u vooral te richten op de proceskant van het probleem. Zo kunt u het gesprek beter concentreren op de feiten in plaats van persoonlijke beleving.
  • Refereer aan successen. Komt de samenwerking onder druk te staan door huidige tegenslagen, refereer dan aan eerder behaalde successen met voorgaande samenwerking. Dat er iets fout gaat, hoeft dus nog niet direct het einde van de samenwerking te betekenen.
  • Herstel het gesprek. Probeert de ander echt uw positie te ondermijnen door u te beledigen, laat dan duidelijk merken dat u daarvan niet onder de indruk bent. Zeg bijvoorbeeld dat u niet makkelijk te beledigen bent. Geef de ander vervolgens de kans om zich te verbeteren en nodig hem uit zijn uitspraak te herformuleren omdat u er zeker van bent dat hij zich beter kan uitdrukken.