Het nieuwe vergaderen: hybride vergaderen

26-08-2021

Door de coronamaatregelen is het voorlopig niet mogelijk om met z'n allen in een vergaderzaaltje te zitten. Maar ook als alle maatregelen worden losgelaten, willen sommige werknemers toch thuis blijven werken. Werknemers op kantoor kunnen dan vergaderen via een scherm met hun thuiswerkende collega’s. Zo’n hybride vergadering biedt alleen uitkomst als deze goed is geregeld.

Voorzitter houdt de regie

Bij een hybride vergadering worden de online aanwezigen vaak afgedaan als toeschouwers. Het is voor hen toch een stuk lastiger om zich in het gesprek te mengen. Een goede voorzitter heeft dit in de gaten en springt hierop in door de online deelnemers bij de vergadering te betrekken. Zo voorkomt hij dat de thuiswerkende werknemers zich buitengesloten voelen, doordat de brainstorm of discussie alleen aan de tafel plaatsvindt.

Hulpmiddelen

Ondersteunende middelen in de vergadering werken voor beide groepen  ̶  de fysiek aanwezigen en de online deelnemers  ̶  anders. De voorzitter moet daarom vooraf bepalen welk middel hij voor welke groep inzet. Denk aan hand-outs, presentaties en agenda’s. Krijgen de deelnemers tijdens de vergadering opdrachten, dan kunnen de specifieke aspecten van on- of offline vergaderen in hun voordeel werken. Analoge deelnemers kunnen bijvoorbeeld in subgroepen schetsen op papier maken of boeken raadplegen, terwijl online deelnemers in een breakout-room video’s bestuderen en samenvatten. Alle uitwerkingen komen dan later in de bijeenkomst via de voorzitter weer bij elkaar.

Vraag om assistentie

Werken met twee verschillende groepen vergt veel van de vergadervoorzitter. Als hij dan ook nog alle techniek moet beheren en allerlei andere zaken in de gaten moet houden, kan dat weleens te veel zijn. Zeker bij grotere hybride meetings is het verstandig dat de voorzitter een (technisch) assistent heeft die daarbij hulp kan bieden. Voor de deelnemers is het verder ook fijn om vooraf te weten in welke vorm de vergadering wordt gehouden.