Verandering is niet leuk, wel noodzakelijk

03-06-2021

De HR-afdeling adviseert het management ook rondom veranderprocessen, maar soms is er op de HR-afdeling zelf verandering nodig. Denk aan digitalisering van de administratieve taken, het invoeren van zelfsturing voor de werknemers of een verschuiving naar een meer adviserende rol. Het is belangrijk dat bij de HR-werknemers het bewustzijn ontstaat dat er iets moet veranderen. Alleen zo krijgt de HR-manager iedereen aan boord.

Verandermanagement

Verandermanagement gaat over het veranderen van de organisatievorm of de werkwijze. Het gaat dan om zaken als samenwerking, leidinggeven, digitalisering, prestatie-indicatoren en (interne) dienstverlening. Hoe groter de verandering die een organisatie nastreeft, hoe intensiever en langduriger het verandertraject moet zijn. Verandermanagement hangt in sterke mate af van menselijke processen, zoals cultuur, communicatie, goede arbeidsvoorwaarden, gezonde arbeidsomstandigheden en het juiste leiderschap. Het gedrag van mensen en de interactie tussen hen bepalen in grote mate het succes van een verandering. De hierboven genoemde ‘zachte’ kant van de HR-afdeling verdient daarom ook de nodige aandacht tijdens het verandertraject.

Communicatie

Een verandertraject vraagt veel van werknemers. Ze moeten daarom begrijpen waarom de HR-afdeling kiest voor bepaalde veranderingen. Het is goed om vroegtijdig en frequent informatie te delen, en werknemers te betrekken bij het veranderproces. Bij een verandering kan een communicatieplan, dat rekening houdt met de werknemers, enorm helpen. Enkele handige tips:

  • Plan de communicatie op de goede momenten en kies het juiste communicatiekanaal.
  • Face to face-communicatie heeft meerwaarde ten opzichte van alle andere communicatiemiddelen, vooral als de verandering groot is.
  • Ga het gesprek aan met de werknemers en vraag wat zij nodig hebben. Ze kunnen waardevolle informatie geven over verbeterpunten binnen de primaire taken van de HR-afdeling.
  • Geef werknemers een eigen verantwoordelijkheid voor gewenste veranderingen en maak ze eigenaar van bepaalde onderdelen van het veranderproces.


Agile werken

Verandering wordt steeds meer gezien als een constante en daarmee als een normaal onderdeel van de bedrijfsvoering. Dit wordt eenvoudiger en natuurlijker met meer zelforganisatie en meer verantwoordelijkheid bij de werknemers. Hierbij horen wendbaar en flexibel zijn om zo snel mogelijk te kunnen inspelen op een veranderende omgeving en dienstverlening. Voor een overgang naar agile werken zijn doen, experimenteren, leren en bijsturen kernbegrippen. Vanwege agile werken en de snelle ontwikkelingen van deze tijd worden duurzaam leren en ontwikkelen steeds belangrijker.

Duurzame veranderingen

Het is een uitdaging om tot duurzame veranderingen te komen. Dit kan alleen als werknemers zelf willen veranderen. Hierbij zijn drie factoren doorslaggevend:

  • Leiderschap: vraag de werknemers om naar hun eigen functioneren te kijken en naar wat zij nodig hebben om prettig te werken. Deze gesprekken moeten plaatsvinden op basis van openheid en verbinding, anders zal de werknemer niet zeggen wat hij echt vindt. Een coördinator luistert alleen en kan direct daarna hierop reflecteren. Zo komen zaken naar voren die in een hiërarchische setting niet of minder snel besproken zouden worden.
  • Verbinding: stel de talenten van werknemers centraal. Vraag welke waarde iemand bij een verandering kan toevoegen. Geef de werknemers ruimte voor ontwikkeling. 
  • Motivatie: organisaties hebben altijd aandacht voor wat (nog) beter of efficiënter kan. Het is echter ook belangrijk om samen successen te vieren. Kijk wat goed gaat en geef complimenten.