Check, check en dubbelcheck voor verzenden

25-03-2021

Mensen die op kantoor werken, zijn gemiddeld 1 tot 2 uur per dag kwijt aan e-mailen. De kans bestaat dus dat ze per ongeluk op de verzendknop drukken. En misschien ook nog naar de verkeerde geadresseerde. Gelukkig hebben e-mailprogramma’s als Outlook en Gmail opties om berichten die werknemers niet hadden willen verzenden snel terug te halen.

Terughaalfunctie van tevoren inschakelen

Om te beginnen is het goed om te weten dat werknemers met Outlook alleen in de pro-versie, met op de achtergrond SharePoint of Exchange Server, foute e-mails kunnen terughalen. Bovendien moet de ontvanger ook Outlook gebruiken en de foute mail niet al hebben gelezen of verplaatst. In Gmail moeten zij de optie eerst inschakelen (bij Instellingen). Naast ‘Verzenden ongedaan maken’ moeten de werknemers ook een annuleringsperiode selecteren. Het is belangrijk om een redelijk lange tijd in te stellen waarin de optie ‘Verzenden ongedaan maken’ in beeld moet blijven. Als de optie eenmaal is verdwenen, is herstellen namelijk niet meer mogelijk. Als de instelling aanstaat, krijgt de werknemer bij het mailen altijd een ‘undo’-mogelijkheid aangeboden.

Schade beperken

Is het niet meer mogelijk om de e-mail terug te halen? Dan moet de werknemer zich eerst afvragen hoe ernstig het is dat de e-mail is verstuurd. Blunders zijn er namelijk in verschillende gradaties. Voor iedere blunder zijn er dan ook meerdere oplossingen mogelijk:

De werknemer zat nog midden in zijn verhaal. In dat geval kan hij de rest van het verhaal in een volgende mail sturen met dezelfde onderwerpregel en een volgnummer erachter. Er kan eventueel een verklaring bij. Bijvoorbeeld: ‘Per ongeluk op de verzendknop gedrukt.’
De bijlage ontbreekt. De werknemer kan deze nasturen in een mail met bijvoorbeeld een tekst als: ‘Excuses, bijlage vergeten.’
De tekst bevat grammaticale missers of spelfouten. Gaat het om een enkel typfoutje? Niets meer aan doen. Als zulke fouten de werknemer vanwege administratieve of commerciële activiteiten worden aangerekend, zou hij de mail opnieuw kunnen sturen met het correcte taalgebruik. Hij kan eventueel excuses erbij plaatsen dat hij zo slordig was.
De informatie is fout (niet waar) of onbevestigd (geruchten, roddels). De werknemer kan dan een mail sturen over hoe de informatie in de eerdere mail moet worden opgevat. Ook een optie: stuur een mail na met ontkenning of bevestiging van de informatie(waarde).
De werknemer heeft de mail aan de verkeerde geadresseerde verzonden. In dat geval moet de werknemer een mail achteraan sturen dat de voorgaande mail niet voor hem bestemd was, met het verzoek die dan ook als niet verzonden te beschouwen. Gaat het om informatie die privacygevoelig, persoonlijk, geheim of vertrouwelijk is? Dan moet de werknemer de abusievelijk geadresseerde vragen om discretie, en eventueel de noodzaak van geheimhouding benadrukken. Ook een verzoek om de per ongeluk verstuurde mail te verwijderen, zodat die geen eigen leven gaat leiden, is in een dergelijk geval aan te raden.

Mailmissers voorkomen

Wil een werknemer dergelijke mailblunders voorkomen? Dan moet hij zichzelf aanleren om niet te snel op de knop [Verzenden] te klikken en vóór het versturen alles nog even na te lezen. Enkele tips:

Schakel bijvoorbeeld de mogelijkheid (als die er is) uit om met [Enter] de [Verzend]-knop te bedienen.
Kies voor handmatig versturen van mails. Op die manier kan de werknemer voor de verzending nog even alles nalopen.
Wees wel voorzichtig met het gebruik van autocorrectie-opties. Voor de werknemer het weet, heeft het mailprogramma een paar door hem getypte letters vervangen door een woord dat hij helemaal niet had willen gebruiken.