Vier tips voor een legere agenda

28-01-2021

Uit recent onderzoek blijkt dat de agenda van ruim 53% van de managers te vol zit. Slechts een klein percentage (16%) slaagt erin ruimte in de agenda te houden. Heeft u het ook regelmatig druk? Creëer met deze tips wat meer lucht in uw planning.

Focus op één taak

Werk met aandacht aan één klus tegelijk. Of bundel soortgelijke taken, zoals telefoongesprekken of e-mails beantwoorden. Zo voelt de dag minder versplinterd aan, waardoor u minder werkdruk ervaart. Constant schakelen tussen taken en projecten werkt niet productief. Het steeds weer opstarten van een nieuwe taak kost veel tijd en energie. Moet u een lastige klus klaren die veel concentratie vereist? Schakel dan de telefoon en mail alerts tijdelijk uit. Kies daarvoor een geschikt moment, zoals aan het begin van de werkdag of na de lunch.

Plan ruimte in voor onvoorziene zaken

Is uw agenda te strak volgepland, dan raakt u in de knoop met deadlines. Plan daarom iedere dag ruimte in voor onvoorziene zaken. Gun uzelf twee uur per dag om in te lopen of onverwachte taken op te pakken. Heeft u tijd over? Werk dan achterstallig werk weg of ruim uw mailbox op.

Plan een pauze tussen meetings

Ook vergaderingen moet u niet te dicht op elkaar plannen. Houd er minstens een kwartier tussen. Zeker als het om videovergaderingen gaat, is het belangrijk uw brein even tot rust te laten komen. Daarnaast schiet u niet meteen in de stress als een vergadering uitloopt. Haal iets te drinken, maak een sanitaire stop of, als u thuiswerkt: ruim de vaatwasser uit.

Plan ook uw vakanties

De overheid raadt op dit moment buitenlandse vakanties af en ook zijn veel bestemmingen voorlopig niet toegankelijk voor Nederlandse vakantiegangers. Bovendien verwacht het Outbreak Management Team (OMT) eind maart zelfs een derde coronagolf. Het is dus nog maar de vraag of u al een vakantie of uitje moet boeken. Toch is het juist in deze moeilijke tijden belangrijk om vrij te nemen. Momenten waarop u tijd aan uzelf of uw gezin besteedt, geven u de kans om weer op te laden en los te komen van uw werk. Zet dus ook de vakanties en vrije dagen alvast in uw agenda en plan de rest eromheen, voordat de boel dichtslibt en er geen of onvoldoende tijd is om bij te komen.