Beleid opstellen speciaal voor coaching

26-11-2020

Om de ontwikkeling van werknemers te stimuleren, maken organisaties vaak gebruik van coaching. Coaching is simpel gezegd een vorm van begeleiding waarbij een begeleider een werknemer of team helpt zelf opgestelde doelen te bereiken. Wil uw organisatie de komende jaren meer doen op het gebied van coaching? Dan is het verstandig om hier beleid voor op te stellen.

Zorg voor een visie

Voor het samenstellen van het coachingsbeleid heeft u input nodig voor een visie, de doelstelling(en) voor coaching en algemene procedures. Het is belangrijk een visie voor coaching te concretiseren. Die visie moet niet alleen voor coaching voldoen, maar ook aansluiten bij de visie van uw organisatie en bij het personeels- en ontwikkelingsbeleid. Omdat de gehele organisatie zich in de visie moet kunnen vinden, stelt u deze niet alleen op; dat doet u in een team. Houd bijvoorbeeld een brainstormsessie met managers, de ondernemingsraad en directieleden waarin u de volgende vragen beantwoordt:

Wat is coaching?
Wat moet met coaching worden bereikt?
Wat is de toegevoegde waarde van coaching voor uw organisatie?
Waarom wordt coaching ingezet?
Welke investering is coaching uw organisatie waard?

Een goed visiestuk is bovendien te gebruiken als boegbeeld van uw organisatie. Daarmee kunt u naar buiten toe laten zien hoe uw organisatie in haar werknemers investeert.

Bepaal doelstelling van coaching

Op basis van de visie bepaalt u de doelstelling van het coachingsbeleid. Deze moet toekomstgericht zijn en moet toegevoegde waarde hebben voor de gehele organisatie. Denk hierbij aan:

specifieke competenties bij werknemers ontwikkelen waaraan de organisatie behoefte heeft;
werknemers voorbereiden en inwerken voor specifieke taken voor de toekomst;
belangrijke ervaring en kennis voor de organisatie behouden;
werknemers die onvoldoende functioneren gerichte mogelijkheden bieden om hun functioneren te verbeteren;
werknemers voorbereiden op een loopbaan en sollicitaties buiten de organisatie;
werknemers mogelijkheden bieden zich te ontwikkelen en zelf sturing te geven aan dit proces.

Algemene procedures samenstellen

Uit de visie en doelstelling stelt u vervolgens de kaders van het coachingstraject en -beleid samen. Hierbij gaat het om algemene bepalingen. Maar leg niet te veel in detail vast, want elk coachingstraject vraagt namelijk om een bepaalde vorm van maatwerk. Zorg in ieder geval voor algemene procedureomschrijving voor de volgende zaken:

Doelgroepen. Komen alle werknemers in aanmerking voor coaching of alleen minder ervaren werknemers, minder functionerende werknemers, werknemers met specifieke functies of taken?
Methoden van coaching. Als er geen duidelijke keuze voor één methode te maken is, is het verstandiger dit onderdeel open te laten. Zo kunt u bij iedere individuele case naar de best passende methode zoeken.
Het verloop van het traject. Het gaat hier om het vastleggen van de grote lijnen, zoals het begin, de afsluiting en de evaluatie.
Evaluatiemomenten en vervolgacties. Leg in deze procedure in ieder geval vast wanneer evaluatiemomenten plaatsvinden, welke personen aanwezig zijn bij evaluatiemomenten en welke materialen (bijvoorbeeld evaluatieformulieren) worden gebruikt.
Procedure keuze coach. Leg bijvoorbeeld vast: welke opleiding iemand moet hebben om als coach te kunnen fungeren? Hierbij moet u dus ook bepalen waarin uw organisatie wil investeren en natuurlijk hoeveel geld het mag kosten. Bij het regelmatig aanbieden van coaching kunt u ook overwegen om een professionele coach in dienst te nemen. Wijs eventueel een voorkeursaanbieder aan voor het leveren van (externe) coaches. Beschrijf ook hoe een werknemer invloed kan hebben op de aanstelling van een coach.

Scholingsreglement

Daarnaast is het ook verstandig om een reglement op te stellen met alleen de praktische punten. Het reglement weerspiegelt dan vooral de afspraken over opleiden en ontwikkelen. Dit kan bijvoorbeeld een onderdeel van het scholingsreglement vormen.