Gespreksvaardigheden bijschaven

17-09-2020

Misschien heeft u wel eens het gevoel dat u geen heldere, eerlijke antwoorden heeft gekregen op uw vragen. Of  na een beoordelings- of functioneringsgesprek blijkt dat de werknemer de plank volledig misslaat omdat hij u niet begrepen heeft. Dan is het tijd om uw gesprekstechnieken wat bij te schaven.

Luisteren, vragen stellen en feedback geven

Echt goed luisteren, goede vragen stellen en feedback geven is lastiger dan u misschien denkt. Er is maar een kleine groep gelukkigen die van nature goed kan luisteren. Voor de meesten onder ons is het een vaardigheid die voor verbetering vatbaar is. Gelukkig kunt u uw gesprekvaardigheden met de volgende praktische tips prima verder ontwikkelen:

• Zorg voor voldoende inzicht. Bent u een geboren luisteraar? Of moet u uzelf vóór en tijdens ieder gesprek steeds herinneren aan het belang van goed luisteren?
• Neem de tijd. Door tijdsdruk verlopen gesprekken vaak gejaagd. Als u een werknemer het gevoel geeft dat u tijd voor hem neemt, zal hij eerder bereid zijn een open gesprek met u aan te gaan. Dit wordt nog versterkt als u hem altijd laat uitspreken als hij aan het woord is.
• Laat merken dat u luistert. Het is belangrijk dat de andere partij daadwerkelijk merkt dat u luistert. Vat bijvoorbeeld de woorden van de werknemer samen en herhaal de belangrijkste elementen. Actief luisteren behelst ook een non-verbale component: de lichaamstaal. Als de werknemer aan het woord is, kunt u hem door middel van knikken en aankijken laten merken dat u aandachtig luistert.
• Vermijd suggestieve vragen. Met deze vragen stuurt u het antwoord van de werknemer een bepaalde richting op. Vaak krijgt u dan het antwoordt wat u wilt horen, in plaats van wat de werknemer echt denkt.
• Stel open vragen. Open vragen lenen zich vooral bij beoordelings- en functioneringsgesprekken vele malen beter dan een gesloten of controlevraag. Gebruikt u die toch, dan is de kans groot dat het gesprek na ieder antwoord stilvalt.
• Stel zo nodig gesloten en controlevragen. Deze vragen komen vooral goed van pas als zaken onduidelijk of verwarrend zijn. Gesloten vragen bieden de mogelijkheid om gedetailleerde informatie los te peuteren. Met controlevragen controleert u enerzijds of u de woorden van de werknemer goed heeft begrepen. Anderzijds kunt u nagaan of uw woorden helder bij de werknemer zijn overgekomen.