Functioneringsgesprekken voeren op afstand

28-05-2020

Thuiswerken is inmiddels de norm. Dat betekent dat veel zaken telefonisch of via videobellen worden besproken. Maar geldt dat ook voor de functioneringsgesprekken? Bij veel organisaties worden deze gesprekken halverwege het jaar ingepland. Ze zullen dit jaar misschien noodgedwongen op afstand moeten gebeuren. Hoe gaat uw organisatie hiermee om?

Functioneringsgesprek via videobellen

Een functioneringsgesprek is een belangrijk moment. Het is dan ook prettiger om elkaar in de ogen te kunnen kijken en stuntelige situaties vanwege een slechte beeldkwaliteit of wifi-ontvangst te vermijden. Uw organisatie kan ervoor kiezen om de functioneringsgesprekken uit te stellen tot de werknemers weer terug naar kantoor mogen. Mochten de functioneringsgesprekken toch via videobellen moeten plaatsvinden, plan er dan niet te veel in een korte tijd: videobellen is vermoeiend.

Functioneren vóór en tijdens corona

Een belangrijke vraag in dit kader is: hoe representatief is het beeld van het functioneren op dit moment? Veel werknemers ervaren nu stress, te weinig sturing of worden afgeleid door zorgtaken thuis. Daarom moeten leidinggevenden goed kijken naar het functioneren voor én tijdens de coronacrisis. Een goede voorbereiding is daarbij essentieel. Het vooraf invullen van twee vragenlijsten (één voor het functioneren voor, en één voor het functioneren tijdens de coronacrisis) kan hierbij helpen. Laat de werknemer dat ook doen!

Realistische doelen en verwachtingen

Waarschijnlijk was het 'pre-corona' functioneren beter dan tijdens de coronacrisis. Toch is de kans groot dat bepaalde gemaakte afspraken sinds het aanvangen van de coronacrisis niet (op tijd) zijn behaald. Zijn de doelen en verwachtingen intussen bijgesteld? Veel werknemers hebben door de crisis beter voor ogen wat ze belangrijk vinden in hun werk en welke kant hun carrière op moet gaan. Aan leidinggevenden de taak om daar de tijd voor te nemen in het functioneringsgesprek. Samen met de werknemer stelt hij zowel korte- als langetermijndoelen vast:

  • kortetermijndoelen zijn eenvoudig bij te sturen, zoals de deadline van een project halen over zes weken;
  • langetermijndoelen vereisen langduriger inspanning en ontwikkeling. Denk bijvoorbeeld aan het volgen van een opleiding, doorgroeien of uitbreiding van het takenpakket.


Onderschat positieve feedback niet

Zeker in crisistijd is positieve feedback noodzakelijk. De huidige situatie vergt immers een enorm aanpassingsvermogen van werknemers. Er zijn ook werknemers die juist nu floreren: hun verborgen kwaliteiten komen bovendrijven. Benoem ze bij elke werknemer en prijs ze erom. Uiteraard is niet alleen het functioneringsgesprek het moment om waardering uit te spreken. Een leidinggevende kan een werknemer één op één een compliment geven of hem extra in het zonnetje zetten door dat te doen tijdens een teambespreking.