Reglement voor thuiswerken na coronacrisis

14-05-2020

Momenteel werkt een groot deel van de Nederlandse werknemers zoveel mogelijk vanuit huis. Veel werkgevers overwegen dit ook na de coronacrisis op structurele of tijdelijke basis toe te staan. Door een werknemer thuis te laten werken, besparen werkgevers niet alleen op reiskosten en reistijd. Ook de energierekening valt lager uit. Met een duidelijk thuiswerkreglement weten zowel werkgever als werknemer waar ze aan toe zijn.

Sluit een thuiswerkovereenkomst

Volgens de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) is de werkgever verantwoordelijk voor een thuiswerkplek die voldoet aan de eisen. Voordat een werknemer gaat thuiswerken doet uw organisatie er goed aan een thuiswerkovereenkomst met de werknemer af te sluiten. Bij incidenteel thuiswerken kan worden volstaan met het schriftelijk vastleggen van de in onderling overleg gemaakte werkafspraken. Voor structureel thuiswerken kan uw organisatie gebruikmaken van een tijdelijke thuiswerkovereenkomst.

Wat staat er in het thuiswerkreglement?

Met een thuiswerkreglement zijn alle vormen van thuiswerken (structureel, tijdelijk of incidenteel) eenvoudig te regelen. Een goed thuiswerkreglement bevat in ieder geval de volgende zaken:

• Uitgesloten functies. Het kan zijn dat bepaalde functies vanwege de aard van de werkzaamheden niet in aanmerking komen voor thuiswerken, maar dat bij bijzondere omstandigheden hiervan wordt afgeweken. Uw organisatie kan thuiswerken ook mogelijk maken voor uitzendkrachten, gedetacheerden of zelfstandigen zonder personeel.
• Arbeidsomstandigheden. De werknemer moet medewerking verlenen aan een aangekondigd bezoek aan zijn woning door de werkgever en ieder bezoek door de Inspectie SZW om de thuiswerkplek te controleren op de vereisten van de Arbowet.
• Wel of geen financiële tegemoetkoming aan de werknemer. Denk hierbij aan:
  • de aanschaf of het gebruik van de benodigde voorzieningen voor thuiswerken
  • overwerkvergoeding of onregelmatigheidstoeslag voor de dagen waarop de werknemer thuiswerkt.
• Reiskosten, maaltijdvergoedingen of andere kostenvergoedingen die verband houdenmet werken op de reguliere werkplek of op locatie, moet de werkgever tijdig stopzetten. Kostenvergoedingen die uw organisatie langere tijd verstrekt zonder dat daar onkosten tegenover staan, kunnen fiscale gevolgen hebben.
• Privacy en informatiebeveiliging. Denk hierbij aan het veilig opbergen van papieren informatie, maar ook aan digitale informatiebeveiliging. Uit het beleid moet duidelijk blijken wat de werkgever van de werknemer verwacht om de vertrouwelijkheid en geheimhouding van de informatie te garanderen.
• Voorwaarden voor thuiswerken:
  • thuiswerken vindt plaats op vrijwillige basis;
  • concrete afspraken over de voorwaarden waaronder de werkgever thuiswerken toestaat worden vastgelegd in een thuiswerkovereenkomst;
  • de werknemer beschikt over de benodigde voorzieningen voor thuiswerken, zoals een computer, virusscanner, een goede internetverbinding, telefoon, werktafel met stoel (op juiste hoogte). De werknemer zorgt ervoor dat voorzieningen voldoen aan de wettelijke en door de werkgever gestelde voorschriften;
  • de werknemer logt in op het netwerk van werkgever via de door de werkgever gerealiseerde ICT-verbinding;
  • de werknemer is op thuiswerkdag(en) telefonisch en per e-mail bereikbaar.