Vier tips om ook op afstand efficiënt te vergaderen

19-03-2020

Vergaderen kan een langdradig tijdverdrijf zijn. En uit onderzoek blijkt dat vergaderen op afstand zelfs onnodig veel tijd kost, irritaties opwekt, en onvoldoende productief is. Gebrek aan kennis van de techniek en onvoldoende geschikte technologische middelen zijn hier de oorzaak van. Neem daarom deze tips over terugkerende vergaderzaken ter harte.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Tijd is kostbaar: werknemers moeten zich dan ook altijd eerst afvragen of vergaderen echt nodig is. Bepaalde zaken kunnen immers ook per e-mail of een-op-een worden afgehandeld. Om efficiënt te vergaderen zijn de volgende vier punten van belang:

• Begin de vergadering op het afgesproken tijdstip en zorg dat alles klaar staat.
• Stel vooraf een agenda op die de voorzitter tijdig aan de deelnemers uitdeelt, zodat iedereen zich kan voorbereiden. Een agenda biedt houvast door alle onderwerpen puntsgewijs aan bod te laten komen. Zijn er (te) veel agendapunten? Prioriteer ze dan.
• Laat de vergadering niet langer duren dan 1,5 uur, in die tijdspanne zijn de aanwezigen nog scherp.
• Laat de vergadering uit hoogstens zeven man bestaan. Bij meer mensen daalt de besluitvaardigheid namelijk met 10% met elke persoon die erbij komt.

Training en juiste voorzieningen voor e-meetings

Een belangrijke voorwaarde voor een effectieve vergadering die virtueel plaatsvindt, is de beschikbaarheid van techniek. Als die niet werkt, houdt alles op. Toch vinden nog regelmatig vergaderingen op afstand plaats die onnodig veel tijd en ergernis kosten. Dit komt vaak doordat de organiserende partij niet over de juiste techniek beschikt en de deelnemers niet goed weten hoe ze ermee om moeten gaan. Met de volgende tips kosten e-meetings minder tijd en ergernis:

• Geef heldere instructies voordat een virtuele vergadering wordt ingepland en stuur deze rond per e-mail aan alle deelnemers (desnoods in verschillende talen);
• Richt bijvoorbeeld op intranet een virtuele vergaderkamer in. Daar kunnen deelnemers zien waar zij op moeten letten. Zo is wachten met praten tot de ander helemaal geen geluid meer maakt, belangrijker dan bij fysieke vergaderingen en goed articuleren ook.
• Let er bij de keuze voor de vergaderruimte op dat deze geluiddicht is en geblindeerde ramen heeft zodat afleiding geen kans krijgt.