Opleidingssoftwarepakket is vooral (nu) handig
19-03-2020
In de meeste organisaties houden opleidingscoördinatoren in eerste instantie een beknopte eigen opleidingsadministratie bij, bijvoorbeeld in een programma als Excel. Maar naarmate het aantal studenten binnen de organisatie groeit, en uw organisatie de aanvraag en planning van opleidingen beter wil stroomlijnen, kan een uitgebreider programma een handige hulpmiddel zijn.
Hoe uitgebreid wilt u het straks hebben?
Opleidingssoftware is er in vele soorten en maten. Van een eenvoudig registratieprogramma tot uitgebreide online opleidingsmanagementsystemen, waarbij werknemers toegang hebben tot een persoonlijke pagina met opleidingsinformatie. Een uitgebreid systeem is meestal onderdeel van het HR-systeem of is hieraan te verbinden, zodat de administratie over opleiding en ontwikkeling te koppelen is aan andere functionaliteiten, zoals het personeelsdossier.
Uitgebreid systeem is beter voor praktische zaken
Steeds meer organisaties gebruiken een uitgebreid systeem, vooral omdat het de praktische handelingen van het goedkeuren en boeken van studies en cursussen gemakkelijker maakt. Maar een uitgebreid systeem biedt ook een duidelijk overzicht van relevante informatie die u zeker in deze bijzondere tijden hard nodig heeft. Denk bijvoorbeeld aan telefoonnummers van decanen of studiecoaches, cijferlijsten, de eisen die een opleiding stelt aan stageplekken enzovoorts. Hieronder volgt een aantal mogelijkheden van een opleidingsmanagementsysteem op een rij:
- aanvragen, goedkeuren, plannen en boeken van opleidingen;
- makkelijk een overzicht uitdraaien van (verplichte) (herhalings)opleidingen;
- elektronisch goedkeuren van ingediende scholingsaanvragen;
- monitoren van tijdige herhaling van verplichte opleidingen;
- signaleren van het verlopen van verplichte opleidingscertificaten;
- samenstellen van opleidingsplannen;
- bewaken en beheren van opleidingsbudgetten;
- zoeken van geschikte opleidingen per werknemer;
- resultaten invoeren.
Opleidingsstrategie uitstippelen
Opleidingssoftware kan ook een handig hulpmiddel zijn om een opleidingsstrategie uit te stippelen voor uw organisatie. Heeft een werknemer bijvoorbeeld een bepaalde opleiding afgerond, dan kan het systeem zijn behaalde competenties automatisch toevoegen aan het personeelsdossier. Uw organisatie is dan altijd op de hoogte van het actuele opleidingsniveau van het personeel. Het inventariseren van de opleidingsbehoeften binnen uw organisatie gaat dan ook veel sneller. Geavanceerde programma’s bieden soms ook de mogelijkheid om persoonlijke overzichten te maken. Werknemers krijgen via een eigen login toegang tot een overzicht van gevolgde en geplande opleidingen. Ook kunnen ze een overzicht opvragen van alle mogelijke opleidingen die relevant kunnen zijn voor hun functie.
