Hoe scoort uw opleidingsadministratie?

05-03-2020

Waarschijnlijk heeft uw organisatie alle documentatie over scholing netjes in mappen opgeborgen en kunt u die erbij pakken als dat moet. Toch kan het nuttig zijn om de administratie van scholing en opleidingstrajecten systematischer aan te pakken. Welke zaken zijn in elk geval slim om te administreren?

Handig om te administreren

Om een goede administratie van de scholing in uw organisatie op te zetten, moet u eerst een goed beeld hebben van de verschillende onderdelen die handig zijn om te administreren. Dit is voor iedere organisatie anders. Uw organisatie bepaalt namelijk zelf hoe specifiek of algemeen zij de informatie over opleidingen wil bijhouden. Toch kan het altijd beter. Bekijk dit lijst van punten eens kritisch en beoordeel welke onderdelen nog meer de moeite waard zijn om te administreren:

• Informatie over de werknemers die een opleiding, cursus of studie volgen of gevolgd hebben. Voor uitgebreide statistieken moet uw organisatie de volgende zaken nauwkeurig bijhouden:
  • welke werknemer welke opleiding volgt;
  • wanneer hij die heeft afgerond;
  • de leeftijd en functie;
  • de reden voor het volgen van de opleiding;
  • eventueel de aansluiting van de studie bij een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP).
• Informatie over de opleiding, cursus of training die de werknemer volgt of gevolgd heeft:
  • de exacte naam van de studie;
  • de naam van de onderwijsinstelling waar de werknemer de opleiding heeft gevolgd;
  • de begin- en einddatum;
  • het jaar van het behalen van een diploma of certificaat;
  • een eventuele cijferlijst en de reden tot eventueel staken van de studie.
• Informatie over de onderwijsinstelling:
  • de naam van de opleiding en de school;
  • de contactpersoon vanuit de school voor de werknemers;
  • de contactpersoon voor de werkgever en voor een eventuele studiecoach.
• Afspraken over kosten van een opleiding:
  • de betalingswijze;
  • de reiskosten;
  • het lesmateriaal;
  • het studiebeding.
• Afspraken over het volgen van de opleiding: wel of niet binnen werktijd en afspraken over een eventueel te lopen stage.
• Loopbaanafspraken die verband houden met de gevolgde studie. Een werknemer kan met een titel op zak bijvoorbeeld een toeslag, bonus of promotie naar een andere functie krijgen.

Leren van het verleden

Na afloop van elke afgeronde opleiding is het goed om te evalueren met de werknemer. Hoe zijn de opleiding en de school bevallen? Als uw organisatie deze evaluaties netjes bewaart en administreert, kan bij eventuele volgende deelnemers snel worden opgezocht hoe de onderwijsinstelling beoordeeld is. Op basis hiervan kunnen er betere adviezen worden gegeven.