Denk bij screening ook aan de privacy van de sollicitant
09-01-2020
Werkgevers willen betrouwbaar personeel. Screening van de kandidaat vormt daarom vaak een belangrijk onderdeel van het sollicitatieproces. Het screenen van kandidaten vindt plaats in verschillende fases, op verschillende manieren en om verschillende redenen. Wat de reden voor de screening ook mag zijn, de screening moet binnen de grenzen van de wet plaatsvinden.
Gebruik een standaard checklist
Uw organisatie kan verschillende instrumenten inzetten bij het screenen van een sollicitant of een nieuwe werknemer. Enkele voorbeelden zijn:
- het controleren van de identiteit van de werknemer aan de hand van het paspoort of identiteitskaart;
- het controleren van diploma’s door de sollicitant om een kopie te vragen of om een digitaal uittreksel uit het diplomaregister;
- het natrekken van referenties. Goed om te weten: voor referenties gelden geen wettelijke regels. Wel bestaat er een gedragscode. Raadpleeg hiervoor de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling (NVP).
- de sollicitant vragen om een verklaring rondom het gedrag (VOG) te overleggen.
Vermeld bij voorkeur al in de vacaturetekst dat uw organisatie de kandidaat tijdens de sollicitatieprocedure gaat screenen. Laat bijvoorbeeld weten dat een VOG vereist is of dat een persoonsonderzoek deel uitmaakt van de sollicitatieprocedure.
Privacyregels van toepassing bij screening
Bij het screenen van sollicitanten heeft u te maken met persoonsgegevens. Dat betekent dat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing is. Volgens de AVG moet de screening in ieder geval aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Uw organisatie heeft een legitieme reden en noodzaak voor de screening.
- Uw organisatie informeert de sollicitant vooraf over de screening.
- Uw organisatie gebruikt de gegevens van de screening niet voor een ander doel.
- Uw organisatie bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk.
- Uw organisatie verzamelt niet meer gegevens dan nodig is.
- Uw organisatie beveiligt de gegevens goed.
Meer weten? Kijk op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens voor een overzicht van do’s en don’ts bij screening.
