Focus op beter leren plannen bij uitstelgedrag

07-03-2019

De gewoonte om ingewikkelde of vervelende klussen uit te stellen totdat er eigenlijk geen tijd meer is om ze tot een goed einde te brengen, kan er langzaam insluipen. Vaak heeft uitstelgedrag met perfectionisme te maken. Als een werknemer perfect werk wil afleveren, wordt de drempel om te beginnen steeds hoger. In een coachingstraject of cursus timemanagement kan hij leren om beter te plannen om uitstelgedrag tegen te gaan.

Uitstel vragen heeft geen effect

Stel dat een werknemer een maand de tijd heeft om een ingewikkelde rapportage te maken voor de directie. Als hij uitstelgedrag vertoont, zit het er dik in dat hij de eerste twee weken niets doet en daarna tot de ontdekking komt dat de resterende tijd te kort is om het rapport naar behoren te maken. Natuurlijk kan hij dan om uitstel vragen, maar de vraag is of dat veel effect zal hebben. Als hij uitstel krijgt, heeft hij immers opnieuw het gevoel dat hij nog alle tijd heeft, met het risico dat hij (weer) prioriteit geeft aan allerlei andere taken. Totdat hij opnieuw de druk van de naderende deadline op zijn schouders voelt drukken.

Ruimte voor afleiding inplannen

In een coachingstraject of cursus timemanagement leert de werknemer een opdracht met een deadline eerst te analyseren: hoeveel tijd heeft hij nodig om de taak tot een goed einde te brengen? Door meteen rekening te houden met een aantal tussenliggende dagen voor onvoorziene uitloop, heeft hij een buffer. De werknemer hoeft dan niet aan één stuk door te werken, maar deelt de beschikbare tijd voor de klus in stukken. Dit geeft ruimte voor onderbrekingen en afleiding, terwijl hij toch op schema blijft voor de deadline.
Het kan ook helpen om een grote taak op te delen in kleinere taken van ongeveer een half uur. Na die dertig minuten kan de werknemer dan weer iets doen waar hij meer zin in heeft. De ervaring leert dat hij in de praktijk meer dan een half uur aan de betreffende deeltaak zal werken. Door in ieder geval aan een deel van de monsterklus te werken, raakt hij er vaak vanzelf zo bij betrokken dat de drempel ook lager wordt om door te gaan.